Geschäftstelefonsysteme bieten großen und kleinen Unternehmen eine Möglichkeit, ihre ein- und ausgehenden Anrufe zu verwalten. Ihre Funktionen unterscheiden sich erheblich von denen privater Telefonsysteme. Eine gute Telefonanlage für Unternehmen muss so konzipiert sein, dass sie mehrere Anrufe gleichzeitig bearbeiten und Anrufe innerhalb des Unternehmens weiterleiten kann.
Die besten Business-Telefonsysteme von heute können die folgenden Funktionen umfassen
Mehrere Leitungen: Durch die Möglichkeit, mehrere Leitungen zu nutzen, können die Mitarbeiter zwischen Anrufen hin- und herschalten und so Zeiten mit hohem Anrufaufkommen besser bewältigen. Die Größe Ihres Unternehmens bestimmt, wie viele Leitungen Sie für Ihr Geschäftstelefon benötigen. Kleine Unternehmen sind in der Regel mit zwei bis vier Leitungen gut bedient.
Automatischer Anrufbeantworter: Ein automatischer Anrufbeantworter begrüßt die Anrufer und leitet sie an das richtige Teammitglied weiter.
Visuelle Voicemail: Voicemail-Systeme für Geschäftstelefone können mehr als nur aufgezeichnete Nachrichten speichern. Sie können die Voicemail transkribieren und direkt per E-Mail oder SMS an den Mitarbeiter senden.
Telefonkonferenzen: Besprechungen können per Telefon anberaumt werden, wobei mehrere Anrufer an der Telefonkonferenz teilnehmen können. Diese Funktion ist ein Muss für Unternehmen mit externen Mitarbeitern.
Anrufweiterleitung: Anrufe können an eine andere Nummer oder sogar an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.
Warteschleifen-Nachrichten: Sie können eine Nachricht aufzeichnen, die den Anrufern in der Warteschleife mitteilt, dass ihr Anruf so schnell wie möglich entgegengenommen wird. Sie können auch Musik über die Leitung abspielen, während der Anrufer wartet.
Unterstützung von Handgeräten: Moderne Business-Telefonsysteme sollten mit kabelgebundenen und schnurlosen Headsets kompatibel sein.
Tipp: Achten Sie bei der Auswahl eines Business-Telefonsystems auf die einzelnen Funktionen, die der jeweilige Anbieter bietet. Vergewissern Sie sich außerdem, dass das Unternehmen eine solide Erfolgsbilanz mit guten Kundenrezensionen vorweisen kann und dass der Kundendienst im Falle eines Problems mit dem System jederzeit erreichbar ist.
Welche verschiedenen Arten von Telefonsystemen gibt es?
Es gibt drei grundlegende Arten von Telefonanlagen für Unternehmen: KSU, PBX und VoIP. Für jedes dieser Systeme gibt es eine gehostete (Cloud) und eine nicht gehostete (Vor-Ort) Version. So unterscheiden sie sich.
Wichtige Systemeinheiten
Das einfachste Telefonsystem ist ein System, das mit einer Key System Unit (KSU) arbeitet. Dieser Anlagentyp eignet sich nur für kleine Unternehmen mit nicht mehr als 40 Mitarbeitern, die als Telefonisten arbeiten, da die Anzahl der Telefonleitungen begrenzt ist.
Es handelt sich um ein einfach zu bedienendes System, vergleichbar mit einem Haustelefon. Es verfügt über alle wesentlichen Funktionen, die ein Unternehmen benötigt, aber es fehlt ihm an Portabilität und Flexibilität. Es verwendet eine zentrale Vermittlungseinrichtung – die KSU – um die Auswahl der Telefonleitung manuell zu bestimmen.
Die Variante dieses Systems wird KSU-less genannt. Es verfügt über die gleichen Telefonfunktionen wie das Basissystem, ist aber tragbar und flexibel, da es keine zentrale Vermittlungseinheit verwendet und vollständig drahtlos ist.
Das KSU-less-System hat jedoch einige gravierende Einschränkungen. Es ist nur für etwa 10 Telefonisten geeignet und wird nicht im Handel verkauft – Sie müssen es speziell bei einem Telefonanlagenanbieter anfordern. Ein KSU-loses Telefonsystem ist ideal für ein sehr kleines Unternehmen, das nicht beabsichtigt, seine Belegschaft zu erweitern, aber es ist nicht sehr nützlich für kleine Unternehmen, die wachsen wollen.
Vor- und Nachteile einer KSU
Vorteile Nachteile
Es ist intuitiv und einfach zu bedienen.
Es ist auf 40 Telefonleitungen begrenzt.
Es verfügt über alle grundlegenden Telekommunikationsfunktionen, die ein Unternehmen benötigt. Sie ist nicht tragbar oder flexibel.
Sie können eine geeignete Telefonleitung manuell festlegen. Sie bietet nicht die Vielseitigkeit, die wachsende Unternehmen benötigen.
Private Nebenstellenanlage
Eine Nebenstellenanlage (PBX) ist eine weitere Option für ein Geschäftstelefonsystem. Es handelt sich dabei um ein fortschrittlicheres System als die KSU- und KSU-losen Systeme. Es verwendet programmierbare Vermittlungseinrichtungen, die die automatische Weiterleitung eingehender Anrufe ermöglichen.
Diese Art von Geschäftstelefonsystem eignet sich für Unternehmen mit mehr als 40 Mitarbeitern, da es weitgehend automatisiert ist. Ein weiterer bedeutender Vorteil des PBX-Systems ist die unterbrechungsfreie Stromversorgung, die es einem Unternehmen ermöglicht, eine Zeit lang ohne Strom zu arbeiten.
Eine Abwandlung dieser Anlage ist die gehostete Telefonanlage. Der einzige Unterschied bei diesem System besteht darin, dass das programmierbare Vermittlungsgerät nicht mehr vor Ort installiert ist, sondern von einem Telefonanbieter gehostet wird. Der Hauptvorteil besteht darin, dass Sie einen Teil der Installations- und Wartungskosten vermeiden, die bei einer Standard-Telefonanlage anfallen, ohne auf die fortschrittlichen Funktionen verzichten zu müssen.
Vor- und Nachteile von PBX
Vorteile Nachteile
Sie kann eingehende Anrufe automatisch weiterleiten. Für die Verwaltung Ihrer PBX-Konfiguration ist ein eigenes Team erforderlich.
Sie kann für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern eingesetzt werden. Ihr Unternehmen ist für die gesamte Wartung verantwortlich.
Sie verfügt über eine eigene Stromquelle, um auch bei Stromausfällen betriebsbereit zu bleiben. Redundanzprobleme können zwischen verschiedenen Standorten auftreten.
Sprache über Internetprotokoll
Eine der neueren und populäreren Geschäftsinnovationen ist Voice over Internet Protocol (VoIP). Dabei handelt es sich um das bei weitem fortschrittlichste System, mit dem ein potenzieller Kunde und ein Telefonbetreiber miteinander kommunizieren können, auch wenn sich beide in verschiedenen Ländern befinden. Es erfordert sowohl die Nutzung des Internets als auch eines Computers. Es ist jedoch auch das teuerste System, wobei sich die Kosten nach der Anzahl der Mitarbeiter richten, die es benutzen müssen. Der Hauptvorteil dieses Systems besteht darin, dass alle Funktionen per Computer über das geschäftliche Internet-Netzwerk Ihres Unternehmens zugänglich sind.
Ähnlich wie die PBX kann auch das VoIP-System gehostet werden. Die gehostete Version bietet die gleichen Vorteile wie die Basis-VoIP-Anlage, wobei der Installations- und Wartungsaufwand für das Unternehmen, das sie nutzt, geringer ist, da der Dienstanbieter die zentrale Telefonanlage hostet.
Vor- und Nachteile von VoIP
Vorteile Nachteile
Eine Vielzahl von Geräten ermöglicht eine bessere Zugänglichkeit für die Kommunikation. Es ist eine stabile Internetverbindung erforderlich, was die Nutzung zeitlich und räumlich einschränkt.
Sie können das Internet nutzen, um von jedem Ort der Welt aus zu kommunizieren. Latenz- und Bandbreitenprobleme können zu verzögerter oder eingefrorener Kommunikation führen.
Es ist leicht skalierbar, um die Kommunikation zwischen mehreren Teams zu ermöglichen. Geräte können zum Ziel von Cyberangriffen werden, aber es gibt Möglichkeiten, sich zu schützen.
Wussten Sie das schon?Wussten Sie das schon? Mit einem Unternehmens-VPN können Sie Ihre VoIP-Telefonsysteme hervorragend vor Cyberangriffen schützen.
Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten für ein Geschäftstelefon?
Die monatlichen Kosten für die besten Geschäftstelefonsysteme beginnen bei etwa 12 bis 20 euro pro Benutzer. 8×8 hat zum Beispiel einen Serviceplan, der nur 12 euro pro Benutzer und Monat kostet, während Ooma Office einen Plan anbietet, der bei 19,99 euro pro Benutzer und Monat beginnt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Test von 8×8 und unserem Test von Ooma.
Die Kosten für jeden Dienst variieren jedoch, und das gilt auch für Geschäftstelefone. Einige Faktoren wirken sich stärker auf die Kosten von Geschäftstelefonanschlüssen aus als andere. Der größte Faktor ist die Anzahl der Leitungen. Für größere Unternehmen sind gebündelte Leitungsdienste eine Option. Für kleinere Unternehmen vervielfacht jede neue Leitung die monatlichen Kosten.
Auch die Art des Telefondienstes spielt eine Rolle. Herkömmliche Festnetzanschlüsse sind nicht so teuer wie VoIP-Dienste. Die Möglichkeit, Telefon- und Videokonferenzen abzuhalten, Nachrichten zu speichern und auf andere gängige Kommunikationsmechanismen zuzugreifen, wirkt sich auf den Preis pro Leitung (oder pro Benutzer) aus. Sonderfunktionen wie Anrufbeantworter, Mobilitätsdienste und zusätzlicher Support können den Preis für ein Geschäftstelefon ebenfalls in die Höhe treiben.
TippTipp: Sie können Ihren Telefonanschluss zu Hause ersetzen, indem Sie Ihr Internetnetz nutzen, um alternative VoIP-Geräte wie ein Tablet, ein Mobiltelefon oder einen Laptop anzuschließen.
Wie oft sollten Sie Ihr Telefonsystem aufrüsten?
Bei Mobiltelefonsystemen wird in der Regel alle zwei Jahre ein Upgrade empfohlen. Dies beugt Wartungsproblemen bei Mobiltelefonen vor und stellt sicher, dass das Unternehmen mit aktuellen Systemen arbeitet.
Dieser Zyklus kann sehr kostspielig sein, daher gibt es zwei weitere Möglichkeiten, den Zeitpunkt für ein Upgrade zu bestimmen. Die erste ist die Funktionalität. Mit anderen Worten: Wenn Ihre Telefone gut funktionieren, behalten Sie sie. Führen Sie erst dann ein Upgrade durch, wenn sie anhaltende Probleme aufweisen. Dies kann die durchschnittliche Zeit für ein Upgrade auf alle fünf Jahre für viele Unternehmen verlangsamen.